为进一步改进工作作风、密切联系群众，拓宽学院领导联系基层的渠道，及时了解、解决师生员工提出的问题和困难，掌握师生员工对学院改革发展的建议和意见，经研究决定在学院主页设立书记和院长电子信箱。为加强对信箱的管理，更好地发挥作用，现就有关事项说明如下：

一、全学院师生员工、学生家长及关心支持我校改革发展与建设事业的社会各界人士，可通过书记、学院信箱向学院反映情况、提出意见和建议、表达心声、交流思想。

二、写信人在信件中所反映的情况应当客观真实。写信人应署真实姓名，并留下本人具体信息（姓名、身份证号码、性别、民族、E-mail地址、电话等），以便回复。

三、书记、院长会经常查阅信箱，重要事项会做出直接批示，责成有关校领导或职能部门办理并回复；一般事项由学院办公室负责协调有关部门办理并回复。

四、在校师生员工反映具体事务，学校鼓励通过翱翔门户留言板或直接联系相关部门的方式进行反映；学生家长和关心学校发展的社会各界人士也可通过致电的方式直接与有关学院或部门沟通。

五、学院办公室负责对所收到信件的办理和回复情况予以登记造册。

以上内容自发布之日起试行，由学院办公室负责解释。